Automatizuoti galima beveik viską. Bet tai nereiškia, kad viską ir verta automatizuoti.
Pirmiausia žiūrėčiau ne į tai, kas techniškai įmanoma, o į tai, kur dingsta daugiausia laiko ir kur žmonės nuolat kartoja tuos pačius veiksmus.
Jei darbuotojas kasdien atlieka tą patį veiksmą dešimtis kartų, tai labai geras kandidatas automatizacijai.
Pradėkite nuo pasikartojančių veiksmų
Geriausia vieta pradėti — darbai, kurie:
- kartojasi kasdien ar kas savaitę;
- atliekami pagal aiškias taisykles;
- nereikalauja daug sprendimo ar kūrybos;
- užima laiką;
- dažnai sukelia žmogiškų klaidų.
Pavyzdžiui, jei kasdien reikia nukopijuoti užsakymų duomenis iš vienos sistemos į kitą, siųsti tuos pačius laiškus ar rankiniu būdu atnaujinti likučius — greičiausiai čia jau verta kažką automatizuoti.
Duomenų perkėlimas tarp sistemų
Tai viena dažniausių vietų, kur versle vis dar gaištama daug laiko.
Pavyzdžiui:
- tiekėjo produktų duomenys kopijuojami į e-shopą;
- užsakymai perkeliami į sandėlio sistemą;
- klientų kontaktai suvedami į CRM;
- sąskaitų ar siuntų numeriai perkeliami rankomis;
- duomenys eksportuojami į Excel ir po to vėl importuojami kitur.
Jei viena sistema turi API, XML ar kitą duomenų perdavimo galimybę, labai dažnai šitą darbą galima padaryti automatiškai.
Užsakymų procesai
E-commerce versle tai dažnai viena pirmųjų vietų, kur automatizacija atsiperka.
Galima automatizuoti:
- užsakymo būsenų keitimą;
- siuntos sukūrimą;
- sekimo numerio perdavimą klientui;
- sąskaitos išrašymą;
- informacijos perdavimą sandėliui;
- pranešimus darbuotojams;
- priminimus klientui.
Jei vieną užsakymą sutvarkyti rankiniu būdu užtrunka 5 minutes, o jų yra 50 per dieną, tai jau daugiau nei 4 valandos darbo.
Tokiu atveju net nedidelė automatizacija gali duoti labai aiškią naudą.
El. laiškai ir komunikacija
Dar viena labai paprasta vieta pradėti.
Nebūtina rankiniu būdu siųsti kiekvieno:
- užsakymo patvirtinimo;
- priminimo;
- prašymo palikti atsiliepimą;
- pranešimo apie nebaigtą užsakymą;
- informacijos apie siuntą;
- vidinio pranešimo darbuotojui.
Tokie laiškai gali būti siunčiami automatiškai pagal konkretų įvykį.
Svarbiausia tik nepersistengti — automatizacija neturi reikšti, kad klientas gauna penkiolika laiškų per dvi dienas.
Likučiai, kainos ir produktų duomenys
Jei e-shopas turi daugiau produktų ar kelis tiekėjus, rankinis duomenų atnaujinimas labai greitai tampa nepraktiškas.
Čia verta automatizuoti:
- kainų atnaujinimą;
- likučius;
- naujų produktų importą;
- nebeaktyvių produktų išjungimą;
- kategorijų ar atributų atnaujinimą.
Ypač jei tiekėjas pateikia XML ar API.
Tai ne tik taupo laiką, bet ir sumažina situacijų, kai e-shopas parduoda prekę, kurios sandėlyje jau nebėra.
Vidinės užduotys ir priminimai
Ne visos automatizacijos turi būti matomos klientui.
Kartais daugiausia naudos duoda labai paprasti vidiniai procesai:
- jei užsakymas nepajudėjo 24 valandas — pranešti darbuotojui;
- jei likutis nukrito žemiau nustatyto kiekio — sukurti užduotį;
- jei klientas neatsakė — priminti vadybininkui;
- jei baigiasi sutartis — išsiųsti priminimą;
- jei sistema gauna klaidą — informuoti atsakingą žmogų.
Tokios automatizacijos atrodo mažos, bet kasdien jos sutaupo labai daug dėmesio.
Kur čia atsiranda AI?
Ne kiekvienai automatizacijai reikia AI.
Jei galima parašyti paprastą taisyklę:
„Jei A, tada padaryk B“
— paprasta automatizacija dažnai bus pigesnė, greitesnė ir patikimesnė.
AI verta jungti ten, kur reikia:
- suprasti tekstą;
- klasifikuoti informaciją;
- apibendrinti;
- generuoti atsakymą;
- ištraukti informaciją iš neaiškios struktūros;
- dirbti su natūralia kalba;
- interpretuoti žmogaus užklausą.
Pavyzdžiui, užsakymo duomenims perduoti iš e-shopo į sandėlį AI nereikia.
Bet jei reikia perskaityti kliento laišką, suprasti jo temą ir nukreipti jį tinkamam darbuotojui — čia AI jau gali būti labai naudingas.
Nuo ko pradėti praktiškai?
Aš siūlyčiau savaitę stebėti savo darbą ir pasižymėti, ką tenka kartoti rankomis.
Nebūtina iš karto ieškoti sprendimo.
Pirmiausia tiesiog susirašykite:
- ką darote;
- kaip dažnai;
- kiek laiko tai užtrunka;
- kas nutinka, jei pamirštate;
- ar tam veiksmui reikia žmogaus sprendimo.
Labai greitai pradeda matytis, kurios vietos labiausiai prašosi automatizacijos.
Kas dažniausiai apsimoka pirmiausia?
Jei reikėtų rinktis prioritetą, pradėčiau taip:
- Dažnai kartojamas rankinis duomenų perkėlimas.
- Užsakymų ir siuntų apdorojimas.
- Automatiniai laiškai ir priminimai.
- Produktų, kainų ir likučių sinchronizacija.
- Vidiniai pranešimai ir užduotys.
- Tik tada — sudėtingesnės AI automatizacijos.
Mano praktinė taisyklė
Pirmiausia automatizuokite ne įdomiausią, o labiausiai erzinantį darbą.
Jei kažkas kartojasi nuolat, užima laiką ir nereikalauja žmogaus sprendimo — tai dažniausiai yra geriausia vieta pradėti.
Ir dar viena taisyklė: neautomatizuokite blogo proceso vien todėl, kad galima.
Kartais pirmiausia verta sutvarkyti patį procesą, o tik tada jį automatizuoti.
